Gedeelde grond

In potentie is ieder onderwerp interessant voor iedereen. Zeker in een academische omgeving mag je uitgaan van een nieuwsgierig publiek. Wil je hiervan profiteren? Ga op zoek naar gedeelde grond.

De mondelinge presentatie, al dan niet met PowerPoint, is een bijzonder ineffectieve manier van informatieoverdracht. Ga maar na bij jezelf: wat herinner jij je nog van een presentatie die je vorig jaar, vorige maand, of zelfs gisteren, hebt bijgewoond? Van alle woorden die je over je hebt uitgestort gekregen, blijven er maar weinig hangen. Dit komt doordat een presentatie als multimediale ervaring nogal wat van de hersenen vergt. Je bent bezig met het verwerken van geluid (de stem van de presentator en omgevingsgeluid) en beeld (slides, lichaamstaal en omgeving). Een presentatie is lineair, je kunt niet terug- of vooruitspoelen. Je bent overgeleverd aan de verbale capaciteiten van de presentator. En op de achtergrond spelen zaken als appjes die binnenkomen, fysiologische ongemakken, wat je eerder op de dag hebt meegemaakt en wat je straks moet doen.

Motivatieoverdracht

Voor een slechte luisteraar als ik, kan het bijwonen van een presentatie een martelgang zijn. Minuten tikken tergend langzaam weg, herinner ik mij van menig college dat ik als student biologie bijwoonde. Vermoedelijk ontwikkel je als wetenschapper na verloop van tijd de vaardigheid van het geconcentreerd luisteren. Een mix van uithoudingsvermogen, motivatie en zelfbeheersing waarmee je de aandrang om andere dingen te gaan doen of ergens anders aan te denken kunt onderdrukken, stelt je in staat om ongeacht de presentatieskills van de spreker de voor jou nuttige informatie uit een verhaal filteren. Een trucje, dat ik helaas pas tegen het eind van mijn studie ontdekte, is na ieder college een vraag stellen. De dreiging die uitgaat van het jezelf en plein public voor schut zetten, dwingt je bij het verhaal te blijven.

Ik heb dan ook veel begrip voor het standpunt van Edward Tufte. Hij is een grootheid als het gaat om datavisualisatie en een uitgesproken tegenstander van de PowerPoint presentatie. Hij ziet liever dat we een geschreven tekst uitdelen, die rustig lezen en er dan over discussiëren. Als informatieoverdracht het primaire doel is, dan zou dit inderdaad de beste manier zijn. Maar presenteren gaat primair over motivatieoverdracht. De mondelinge presentatie is een magisch middel waarmee je je publiek in beweging kunt brengen. Vraag dat maar aan Jezus, Martin Luther King of Donald Trump.

Onbekend terrein

Als spreker heb je de verantwoordelijkheid om zuinig om te gaan met de tijd die je van je publiek krijgt. Tijd is een kostbaar bezit. Verstreken tijd krijg je niet meer terug. Bedenk eens wat voor nuttige zaken een hooggeleerd publiek van honderd mensen in drie kwartier kan doen. Dat zou al voldoende reden moeten zijn om iedere presentatie aantrekkelijk en relevant voor het publiek te maken. Bekijk je het vanuit je eigenbelang, dan kun je drie kwartier aandacht van een hooggeleerd publiek als unieke kans zien om honderd mensen te laten begrijpen en onthouden wat jij te vertellen hebt. Je hebt de kans honderd breinen aan het werk te zetten om jou ideeën te verbeteren en te motiveren om later jouw artikelen te lezen.

In potentie is ieder onderwerp interessant voor ieder publiek. Zeker in een academische setting is nieuwsgierigheid alomtegenwoordig. Put uit die grondstof. Ga op zoek naar gedeelde grond. Welke aspecten in jouw onderzoek spreken je publiek al voordat je iets gezegd hebt aan? Welke woorden maken nieuwsgierig? Als je vertrekt vanuit de interesse en kennis van je publiek, maakt dat de bereidheid groter om jou te volgen naar onbekend terrein. Als ze aansluiten bij wat je weet en interessant vindt, is er niets bevredigender dan nieuwe dingen leren. Ben je een bioloog en spreek je chemici toe, vertrek dan vanuit de wereld van de moleculen. Neem geschreven bronnen als vertrekpunt als je als archeoloog voor historici staat. En richt je je als wetenschapper tot de leek, vertrek dan vanuit de wereld van alledag.

Nieuwsgierig

Dat je moet vertrekken vanuit het al bestaande als je je publiek wilt meenemen naar het nieuwe weten we al sinds de Klassieke Oudheid. Het onderzoeksprogramma Anchoring Innovation van de Nederlandse classici in ons land bestudeert dit in verleden en heden. Toen architecten in de oudheid overstapten van houten constructies naar steen, vertelde Ineke Sluier me eens, werden structuren die voorheen nodig waren om hout te bevestigen nagebootst in steen. Bij veel elektrische auto’s plug je de stekker in op de plek waar voorheen de benzine naar binnen ging. De aansluiting zit onder precies zo’n klepje en de stekker heeft precies zo’n handgreep als je bij de benzinepomp vindt. Technisch gezien is dit nergens voor nodig, maar het sluit aan bij de verwachting van de voormalig benzinerijder.

Het principe hoor je al in een enkele zin. Bevat het eerste gedeelte van een zin woorden die nieuw of ingewikkeld zijn voor je publiek, dan luistert niemand naar het tweede deel. Neem de volgende zin: ‘Het bestuderen van de mechanica van metastase is een onmisbare stap in het leren begrijpen van kanker.’ De eerste helft van de zin zet je brein aan het interpreteren van de woorden metastase en mechanica. Daardoor hoor je het tweede deel van de zin niet en gaat het belang aan je voorbij. Draai je de zin om, dan werkt het wel: ‘Als we kanker beter willen leren begrijpen, moeten we de mechanica van metastase bestuderen.’ Je mag ervan uitgaan dat de meeste mensen in het publiek het belangrijk vinden dat we kanker beter leren begrijpen. Deze wens motiveert om te luisteren naar het tweede deel van de zin. Dat daar nieuwe begrippen staan maakt juist nieuwsgierig. Je gaat iets nieuws leren over een voor jou belangrijk onderwerp.

Je presenteert nooit twee keer voor hetzelfde publiek. Je kunt dan ook nooit twee keer dezelfde presentatie geven. Verplaats je in het perspectief van de toehoorder, doe onderzoek, bepaal het vertrekpunt van je publiek en start daar je verhaal. Dat is de eerste, onmisbare stap als je succesvoller wilt leren presenteren.

Vertel me meer!

Wil je begrepen worden en je publiek boeien? Let dan op je woorden. Waar het ene woord direct doodslaat, veroorzaakt het andere een explosie van nieuwsgierigheid. Voor de wetenschapper is er maar één manier om erachter te komen welk woord werkt: trial and error.

In mijn trainingen sta ik regelmatig stil bij het kernachtig en aantrekkelijk weergeven van je boodschap. Meestal oefen ik met een korte zin, maar beginnen met één woord kan net zo goed. Testen of woorden of zinnen werken, is simpel. Spreek ze hardop uit en wacht op de reactie. Die komt onvermijdelijk en direct.

Woorden als grensoverschrijdend, gendernormativiteit of handelsovereenkomst vallen als een baksteen op de grond. Een gênante stilte volgt. Soms zegt iemand: ‘wat zei je?’. Heel anders is het wanneer woorden als babybrein, lichtsnelheid of bitcoin vallen. Mensen schuiven soms letterlijk naar het puntje van hun stoel. Al dan niet hardop klinkt: ‘vertel me meer!’ Waar het ene woord de dreiging van tergend langzaam wegtikkende minuten introduceert, belooft het andere woord minuten vol verwondering en intellectuele behoeftebevrediging.

Hyperloop

Voor mij zijn energietransitie, gerontologie en cocreatie absolute rode vlaggen. Zeker als in dezelfde zin ook nog begrippen als innovatief, kenniscentrum of veerkracht staan. Kom ik ze tegen in de titel van een persbericht, dan is de kans miniem dat ik ga lezen. Zie ik ze op een titelslide staan, dan zakt me de moed in de schoenen. Mensen die dit soort woorden gebruiken als lokkertjes, slagen er doorgaans niet in om verderop in hun verhaal te boeien. Vaak blijken buzzwords en superlatieven goedkope communicatietrucjes om aandacht te vestigen op weinig spannende zaken. Helaas verhullen ze af en toe in tweede instantie heel relevante en belangrijke onderwerpen. Op mij sorteren woorden als kleuter, hyperloop, retorica, standaardmodel en democratie het tegengestelde effect.

Natuurlijk is dit subjectief. Er bestaan mensen die je midden in de nacht wakker kunt maken om te praten over een kenniscentrum voor energietransitie, innovatieve gerontologie of veerkrachtige cocreatie. Misschien haken zij juist af bij kleuter, hyperloop, retorica, standaardmodel en democratie. Wat een woord in je losmaakt hangt af van je kennis, interesses, opvoeding, levenslessen, ervaringen, overtuigingen, je genetische bouwplan, de levensfase waarin je je bevindt, wat je die ochtend in de krant hebt gelezen, hoe goed je geslapen hebt, hoeveel je de avond van tevoren gedronken hebt en ga zo maar door.

In principe lopen er op onze planeet 7,5 miljard verschillende perspectieven rond en evenzoveel manieren om woorden te verwerken. Bovendien is wat werkt voortdurend aan verandering onderhevig. Drie jaar geleden wilde ik alles over baby’s weten. Nu trekt wat over kleuters gaat mijn aandacht en over een jaar of negen geldt dat voor pubers. Hoewel het woord het belangrijkste probleem van onze tijd beschrijft, wordt klimaatverandering zo vaak gebruikt, dat het de spanning verliest.

Woordenschat

Dat alles maakt het voor de presentator bijzonder moeilijk om te bedenken welke woorden het publiek raken en welke woorden doodslaan. Aan je eigen gevoel heb je niks. Wat voor jou je raison d’être is, is voor een ander slaapverwekkend en wat jij volstrekt vanzelfsprekend vindt, kan bij de ander grenzeloze nieuwsgierigheid wekken. Bovendien speelt de angst mee om als dom of ondeskundig over te komen. Je succesvol richten tot een lekenpubliek vergt durf, cultuurbesef, inlevingsvermogen en beheersing van je vak.

Toch is het te leren. Ten eerste kun je grofweg een tweedeling aanbrengen in de doelgroepen die je wilt bereiken: je vakgenoten en de rest. Je vakgenoten beschikken over zoveel kennis van wat je te vertellen hebt dat jargon bij hen wel werkt. Bij hen kun je in je openingszin wel aankomen met metastase, fluorescent of ontwikkelingsstoornis. Voor de rest van de wereld geldt dat vrijwel iedereen nieuwsgierig is en in potentie wil horen wat je te zeggen hebt. De kunst is alleen om woorden te vinden die onderdeel uitmaken van de actieve woordenschat van je publiek. De kans dat mensen meer willen horen als je uitzaaiing, lichtgevend en ADHD zegt, is aanzienlijk. Iedereen heeft er zonder er over na te hoeven denken een beeld en associaties bij.

Ten tweede kun je het eenvoudig testen. Wat voor je vakgenoten werkt, merk je in het lab, tijdens de koffiepauze, in de wandelgangen of op een congres. Vermoedelijk heb je dat inmiddels door. Wat voor politici, CEO’s en panelleden van NWO en ERC werkt, ontdek je tijdens verjaardagen, bij de kapper, in de taxi, op het schoolplein of over de heg. Experimenteer. Varieer je woordkeuze en neem de automatische reacties van je toehoorders uiterst serieus. Glazige blikken en nieuwsgierige vragen zijn onmisbare input als je beter wilt leren spreken.

Omarm de leegte

Elke presentatietraining komt het weer voorbij: de angst voor leegte. Een lege slide en woordeloze seconden boezemen menigeen angst in. Dat terwijl witruimte en stilte onmisbaar zijn voor een goed verhaal of ontwerp.

Presentaties zijn altijd te kort. Dat geldt zeker voor de presentaties waarmee wetenschappers hun beursaanvragen moeten verdedigen. Ik heb mensen geholpen die slechts drie minuten kregen om hun onderzoeksvoorstel toe te lichten. Maar ook vijf of tien minuten zijn te kort. Zeker als je vele jaren van je leven meer dan fulltime gewerkt hebt aan het onderzoek dat leidde tot dit voorstel, is het onmogelijk om het in enkele minuten recht te doen. Dus is de verleiding groot om elke seconde en elke vierkante centimeter scherm zo vol mogelijk te stoppen. Datadump noemt presentatiegoeroe Jerry Weissman het resultaat.

Horror vacui

De tijd is beperkt en wetenschappers hebben een universele volledigheidsdrang. Maar er is meer aan de hand. Mensen hebben een hekel aan leegte. In je eentje voor een groep je verhaal vertellen is voor velen reden om flink zenuwachtig te zijn, maar in je eentje voor een groep staan en een stilte laten vallen is eenvoudigweg doodeng. We houden niet van stilte in sociale situaties. Het minimalistische muziekstuk 4’33 van John Cage is nauwelijks tot het einde uit te zitten. Valt er tijdens een verjaardag, waarbij de hele familie in een kring aan de taart en koffie zit, een stilte, dan geneert iedereen zich. Hoe langer de stilte duurt, hoe meer moed het vergt om ‘m te doorbreken. Het onderbreken van een stilte vergt durf, het laten voortbestaan ervan is een teken van zwakte, zo lijken we te denken. De drang om stilte op te vullen is zo sterk dat radio- en tv-interviewers er misbruik van maken. Gewoon niets zeggen is een eenvoudig trucje om een geïnterviewde aan het praten te krijgen.

Iets vergelijkbaars bestaat er als het gaat om het ontwerp van PowerPoint slides. Veel mensen hebben de neiging om hun slides zo vol mogelijk te proppen. Als er tussen de tabellen en grafieken nog ruimte is, dan is de verleiding die op te vullen met screenbeans, wereldbollen, twee in pak gestoken elkaar schuddende handen of andere decoratieve clichés onweerstaanbaar. Je zou het horror vacui (angst voor lege ruimte) kunnen noemen. De Italiaanse kunstcriticus Mario Praz bedacht de term voor de verstikkende atmosfeer van de propvolle Victoriaanse interieurs. Eenzelfde gevoel kun je krijgen van slides zonder ademruimte.

Paradoxaal genoeg weet iedereen hoe vermoeiend is om een bomvolle (qua beeld en gesproken woord) presentatie bij te wonen, maar bezondigt bijna iedereen zich er zelf ook aan. Mij incluis. ‘Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doet dat ook een ander niet,’ gaat blijkbaar niet op. Eenvoud is bijzonder moeilijk. Om in een presentatie van drie minuten stilte in te bouwen en om het aantal elementen op je slide tot het minimum te beperken, moet je precies welk punt je wilt maken. Met mijn klanten tot een kernboodschap van één zin komen, kan soms uren duren. Toch is dit essentieel als je een goed verhaal wilt maken.

Micropauzes

Het accepteren van leegte is essentieel als je beter wilt leren presenteren. Stilte kun je gebruiken om een statement of een retorische vraag te laten landen. Micropauzes tussen secties van je verhaal geven je publiek de tijd om tussentijds bij te komen (en ze geven jou de gelegenheid om even op adem te komen). En als je je publiek twee seconden de tijd geeft om aan een complexe figuur (uiteraard zou mijn eerste advies zijn om die te versimpelen) te wennen, voorkom je overbelasting van het werkgeheugen. Op een slide met weinig informatie, gaat alle aandacht naar wat er wel staat. Soms is een slide helemaal niet nodig en volstaat een volledig zwarte slide die tijdelijk het scherm uit zet.

Naast deze expliciete opbrengsten zegt de leegte die je toestaat in je presentatie ook iets over jou. Waar volgepropte slides en een stortvloed aan woorden impliciet incompetentie uitstralen, etaleer je met stilte en lege ruimte durf. Je laat zien dat je boven de stof staat, hoofd- van bijzaken en doel van middel kunt onderscheiden. Je bent in staat keuzes te maken. Handige eigenschappen voor een topwetenschapper in spé.

Dus, doe jezelf en je publiek een gunst, omarm de leegte.

Wat een dag gedwongen mindfulness oplevert

Vandaag gaf ik een presentatietraining aan twintig promovendi. Dit zou inmiddels een walk in the park moeten zijn, ware het niet dat ik me fysiek verre van optimaal voelde. Frappant genoeg gaf ik een van mijn beste trainingen ooit. Ik zie hier een belangrijke les in.

De reistijd is een van de zegeningen van in het hoge noorden wonen terwijl je klanten vooral in de Randstad zitten. Het geroezemoes van de mensen om je heen, het mantra van de schommelingen die door de rijtuigen gaan en de geluiden van de motoren maken van de trein een ideale werkplek. Normaal gebruik ik de uren tussen Assen en mijn Randstedelijke bestemmingen om Facebook en Twitter te checken, mijn mailachterstand weg te werken of de krant te lezen. Ver weg van de rest van het land wonen zorgt ervoor dat ik tegenwoordig ruim op tijd ben en ontspannen aan de start van een training of adviesgesprek verschijn.

Vandaag kwam daar een extra dimensie bij. Omdat mijn energie en mijn mentale capaciteit beperkt waren, stond dit keer uit puur zelfbehoud alles wat ik deed in dienst van mijn opdracht. Dat begon al in bed. Ik lag er vroeg, sliep enigszins uit en nam ruim de tijd voor mijn ontbijt. Ondertussen luisterde voor de tweede keer naar een lang en rustig meanderend gesprek tussen Sam Harris en Stephen Fry over onder meer de zegeningen mindfulness en meditatie. Daarna stapte ik ruim op tijd op mijn fiets, reed rustig naar het station en nam een kop thee.

Het eerste deel van de reis luisterde ik verder naar het gesprek tussen Fry en Harris, dronk mijn thee, staarde naar het langstrekkende landschap en deed een korte meditatieoefening. Voorbij Lelystad klapte ik mijn laptop open, zette een kalme Spotify playlist aan en frutselde nog wat aan mijn slides. Ik typte een begin van een blog met presentatietips en zocht nog wat praktische details over de middag op in mijn mailprogramma. De ‘urgente’ binnenkomende mails die daar op de loer lagen, negeerde ik. Net als Facebook, LinkedIn en Twitter.

Zo arriveerde ik ruim op tijd en gedwongen mindful op de locatie van de training. De training die volgde was een van mijn beste ooit. Niet ondanks mijn fysieke gesteldheid, maar dankzij. Daar ligt een belangrijke les in over het belang van focus.

Wanneer je de volle beschikking hebt over je mentale en fysieke capaciteiten, betekent dat niet automatisch dat je die ook nuttig inzet. Overal om je heen en gedurende de hele dag wordt je gebombardeerd met zaken die ontworpen zijn om je primitiefste reflexen aan te spreken. Kleurige icoontjes op je telefoon die leiden tot instantane behoeftebevrediging, schreeuwende reclameboodschappen, urgentie uitstralende titels van mails en ander digitaal snoepgoed lokken je weg bij wat je eigenlijk moet doen. Als je ook maar in tien procent van de psychologische valstrikken stapt, betekent dat je kostbare hersencellen een aanzienlijk deel van de dag bezig zijn met het verwerken van volstrekt irrelevante informatie. Je laat je leiden door wat Daniel Kahneman je fast mind noemt.

Wanneer je, in mijn geval noodgedwongen, al die impulsen negeert, blijkt dat er eigenlijk heel veel ruimte in een dag zit. En blijk je zelfs met een fractie van je normale hersencapaciteit tot veel in staat. Moet je nagaan wat je kunt als je én volledig de beschikking hebt over je capaciteiten én in staat bent om die gericht in te zetten voor de taak die je hier en nu hebt. Essentialism, the disiplined pursuit of less noemt auteur Greg McKeown dit. Het is de capaciteit om je leven zo in te richten dat je je brein kunt inzetten voor wat belangrijk is. Albert Einstein en Steve Jobs hadden bijvoorbeeld altijd dezelfde kleren aan. De tijd die ze niet gebruikten voor het nadenken over wat ze aan zouden trekken, konden ze besteden aan hun briljante, wereldveranderende ideeën.

Het geheim achter zo’n gefocust leven werd me recent aangereikt door Susan Blackmore. In een interview voor de VPRO Gids vroeg ik haar hoe je kunt ontkomen aan de om aandacht schreeuwende elementen in ons leven (memes). Haar eerste advies is om beter met je aandacht om te leren gaan door te mediteren. Tijdens meditatie leer je herkennen wanneer iets zich opdringt aan je bewustzijn en ontstaat de keuze om er niets mee te doen. Wat dit oplevert begin ik inmiddels voorzichtig te ontdekken dankzij de zeer aan te raden Waking Up Course. Ten tweede is het belangrijk dat je leert wat je ware motieven zijn. Als je weet wat je echt wilt, waar je goed in bent, waar je energie van krijgt, dan weer je ook wat je verliest als je toehapt wanneer Facebook, Twitter of Outlook je digitale junkfood voorschotelt.

Natuurlijk wil ik snel weer up and running zijn, maar meer nog hoop ik dat ik de mentale superkracht die me vandaag ter beschikking stond meeneem naar mijn gezonde leven. Als is het maar een fractie.